Datenschutzerklärung
1. ALLGEMEINES
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:
Terra Flow Systems GmbH
Rotenturmstraße 16-18
1010 Wien
Telefon: +43 720 880722
E-Mail: office@tfs.co.at
Mit den folgenden Datenschutzhinweisen erläutern wir, die Terra Flow Systems GmbH, welche personenbezogenen Daten bei der Nutzung des Systems Terra Flow Systems sowie beim Besuch der Webseite tfs.co.at (sowie aller Subseiten z.B. app.terra-flow.systems) gesammelt werden, warum und wie wir diese Daten verwenden.
Die Sammlung, Administration und Verwendung persönlicher Daten durch Terra Flow Systems entspricht dem anwendbaren Datenschutzrecht, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie dem österreichischen Datenschutzgesetz (DSG) in der jeweils geltenden Fassung.
Ein wesentlicher Vorteil von Terra Flow Systems ist die automatische Dokumentation Ihrer Betriebsmaßnahmen – durch die Auswertung von Sensordaten Ihrer Anlage sowie von ausgewählten Informationen Ihres Smartphones (z. B. GPS-Position, Geschwindigkeit und Beschleunigung).
Diese Daten werden ausschließlich zur betriebsrelevanten Dokumentation genutzt. Während einer aktiven Maßnahme wird der Standort auch dann aufgezeichnet, wenn sich die App im Hintergrund befindet.
Die Verwendung der Daten erfolgt im Rahmen unserer Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
Alle erfassten Daten sind durch technische und organisatorische Maßnahmen nach aktuellem Stand der Technik vor unbefugtem Zugriff geschützt. Eine Auswertung oder Weitergabe erfolgt niemals ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung.
2. WELCHE DATEN WIR SAMMELN UND WIE WIR SIE VERWENDEN
Im Rahmen der Nutzung von Terra Flow Systems werden personenbezogene sowie betriebsbezogene Daten erhoben, gespeichert und verarbeitet, soweit dies zur ordnungsgemäßen Bereitstellung unserer Dienste erforderlich ist. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Vertragserfüllung sowie, soweit erforderlich, auf Grundlage berechtigter Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Speicherung & Auswertung: Terra Flow Systems speichert und verwendet personenbezogene Daten insbesondere, um dem Nutzer eine sichere, effiziente und persönliche Nutzung des Systems zu ermöglichen sowie, um neue Anwendungen zu entwickeln, bestehende zu verbessern und diesen den Bedürfnissen der Nutzer anzupassen. Wir nutzen personenbezogene Daten ausschließlich zur Vertragserfüllung. Ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung wird keinerlei weiter Verwendung außerhalb der gesetzlichen Regelungen erfolgen.
Andere Technologien: Terra Flow Systems Webseiten und Terra Flow Systems verwenden “Cookies”, dh. kleine Textdateien, die auf dem Computer und im Browser gespeichert werden. Diese werden von Terra Flow Systems verwendet, um einen benutzerfreundlicheren, effektiveren und sichereren Service anzubieten. Sie können die Verwendung von Cookies in den Einstellungen Ihres Browsers ablehnen. Es ist jedoch anzumerken, dass die Ausschaltung von Cookies, den Umfang der Leistungen mindern bzw. sich bei der Nutzung der Leistungen von Terra Flow Systems negativ bemerkbar machen kann.
3. ZUGRIFFSPROTOKOLLE (SERVER-LOGFILES)
Beim Aufruf von tfs.co.at protokolliert der vorgelagerte Webserver jede Anfrage. Festgehalten werden der Zeitpunkt der Anfrage, die IP-Adresse des anfragenden Geräts – vollständig, also nicht gekürzt – samt Portnummer, das verwendete Protokoll, die Anfragemethode, der aufgerufene Host, die angefragte Adresse einschließlich der übergebenen Abfrageparameter, die Kopfzeilen „Referer“ (die zuvor besuchte Seite), „User-Agent“ (Browser- und Systemkennung) und „Accept“ sowie der Antwortstatus, die Größe der Antwort und die Dauer der Verarbeitung. Übermittelte Cookies und Autorisierungsdaten werden dabei automatisch durch den Vermerk „REDACTED“ ersetzt und damit nicht protokolliert.
Unsere eigene Anwendung protokolliert im Normalbetrieb keine Besucherdaten. Zusätzliche Einträge entstehen nur im Fehlerfall: Konnte eine Nachricht aus einem unserer Formulare nicht zugestellt werden, wird deren Betreff festgehalten – dieser enthält Firma bzw. Betrieb oder Nachname und das betroffene Paket. Bei Ereignissen aus der Zahlungsabwicklung werden Kennungen und Rechnungsnummern protokolliert, jedoch keine E-Mail-Adressen.
Zweck und Rechtsgrundlage: Die Protokolle dienen ausschließlich dem sicheren und störungsfreien Betrieb der Webseite sowie der Eingrenzung von Fehlern. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenbeständen findet nicht statt, ebenso wenig eine Auswertung zu Statistikzwecken – eine Webanalyse setzen wir nicht ein.
Speicherdauer: Der Umfang der Protokolle ist technisch begrenzt; ist die vorgesehene Menge erreicht, werden die jeweils ältesten Einträge fortlaufend überschrieben. Eine feste Aufbewahrungsfrist in Tagen besteht daher nicht.
4. ANFRAGEN ÜBER UNSERE FORMULARE (KONTAKT UND SOFTWAREBERATER)
Auf tfs.co.at stellen wir Ihnen zwei Formulare zur Verfügung: das Kontaktformular und den Softwareberater. Die dort gemachten Angaben verwenden wir ausschließlich dazu, Ihre Anfrage zu beantworten und Sie zu beraten.
Kontaktformular: Verarbeitet werden Vorname, Nachname, Firma, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, das von Ihnen ausgewählte Interesse an einem Paket sowie Ihre Nachricht.
Softwareberater: Verarbeitet werden Betrieb, Vorname, Nachname, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, der von Ihnen bevorzugte Antwortweg (Telefon oder E-Mail) und Ihre Nachricht sowie die Antworten, die Sie im Fragebogen gegeben haben (z. B. Angaben zu Anlagentyp und Standorten) samt der daraus errechneten Paketempfehlung und deren Begründung. Diese Angaben brauchen wir, damit das anschließende Beratungsgespräch nicht bei null beginnen muss.
In beiden Fällen halten wir zusätzlich den Zeitpunkt des Eingangs fest. Der Betreff der Nachricht enthält die Herkunft der Anfrage (Kontaktanfrage oder Softwareberater), Firma bzw. Betrieb oder Nachname und das betroffene Paket, damit wir die Anfrage sofort zuordnen können. Ihre E-Mail-Adresse wird als Antwortadresse gesetzt, sodass wir Ihnen unmittelbar antworten können.
Keine Speicherung auf der Webseite: Die Formulare legen Ihre Angaben weder in einer Datenbank noch auf dem Webserver ab. Sie werden ausschließlich als E-Mail an unsere Vertriebs- und Fakturaadressen weitergeleitet und bestehen danach nur noch in unseren E-Mail-Postfächern.
Versanddienstleister: Für den Versand dieser Nachrichten setzen wir SendGrid ein, einen Dienst der Twilio Inc. (USA), der für uns als Auftragsverarbeiter tätig ist. Eine Verarbeitung in den USA ist dabei nicht ausgeschlossen; sie ist über die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission bzw. das EU-US Data Privacy Framework abgesichert. Nähere Informationen finden Sie unter www.twilio.com/en-us/legal/privacy.
Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen, gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie – soweit Ihre Anfrage nicht auf einen Vertragsabschluss gerichtet ist – auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Beantwortung von Anfragen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das Absenden setzt darüber hinaus Ihre ausdrückliche Bestätigung voraus, dass wir Ihre Angaben zur Beantwortung der Anfrage verwenden dürfen.
Speicherdauer: Wir bewahren Ihre Anfrage so lange auf, wie dies für die Bearbeitung und für anschließende Rückfragen erforderlich ist, und löschen sie danach, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
5. BESTELLUNG UND ZAHLUNGSABWICKLUNG (STRIPE)
Für den Kauf eines Pakets nutzen wir Stripe Checkout. Die Bezahlung findet auf einer von Stripe betriebenen Seite statt, auf die Sie von tfs.co.at weitergeleitet werden. Anbieter ist die Stripe Payments Europe, Ltd. (Irland); an der Abwicklung ist auch die Stripe, Inc. (USA) beteiligt.
Welche Daten Stripe erhebt: Im Bestellvorgang erhebt Stripe Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Rechnungsadresse (Pflichtangabe), Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie die für die gewählte Zahlungsart erforderlichen Zahlungsdaten (z. B. Kartendaten oder Ihre Kontodaten samt SEPA-Lastschriftmandat). Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wird benötigt, um die Umsatzsteuer korrekt zu ermitteln. Auch die Rechnung wird von Stripe erstellt.
Was wir davon erfahren: Ihre Zahlungsdaten werden ausschließlich von Stripe verarbeitet; wir erhalten und speichern sie zu keinem Zeitpunkt. Stripe benachrichtigt uns über den Ausgang der Bestellung (bezahlte Rechnung, Verlängerung, fehlgeschlagene Zahlung, Kündigung). Aus dieser Benachrichtigung erzeugt unser Server eine interne E-Mail an Vertrieb und Faktura, die Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Rechnungsadresse, das gebuchte Paket, den Rechnungsbetrag, die Rechnungsnummer und den Link zum Beleg enthält. Auch hier legen wir nichts in einer eigenen Datenbank ab; für den Versand dieser Benachrichtigung gilt das in Abschnitt 4 zum Versanddienstleister Gesagte.
Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung ist zur Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Vertrags erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Soweit Rechnungs- und Zahlungsdaten zur Erfüllung steuer- und unternehmensrechtlicher Pflichten aufzubewahren sind, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Drittstaaten: Soweit dabei personenbezogene Daten an die Stripe, Inc. in den USA übermittelt werden, ist dies über die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission bzw. das EU-US Data Privacy Framework abgesichert. Nähere Informationen zur Datenverarbeitung durch Stripe finden Sie unter stripe.com/at/privacy.
6. WIE SIE SELBST BEEINFLUSSEN WELCHE DATEN ANDERE SEHEN
Im Rahmen der Nutzung von Terra Flow Systems können innerhalb eines Betriebs verschiedenen Nutzer unterschiedliche Rollen zugewiesen werden. Diese Rollen definieren den Umfang der Einsicht, Bearbeitung und Verwaltung betriebsbezogener Daten. Die Zuweisung und Verwaltung der Rollen (z. B. „Admin“, „Benutzer“, etc.) obliegt dem jeweiligen Betrieb und kann individuell angepasst werden. Dabei ist es dem Betrieb möglich, festzulegen, welche Informationen für welche Nutzer sichtbar, änderbar oder administrierbar sind.
Personenbezogene Daten, die Nutzer freiwillig angeben (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Geräteinformationen), werden gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen verarbeitet. Der Zugriff auf diese Informationen kann – abhängig von der zugewiesenen Rolle – eingeschränkt oder erweitert sein.
Hinweis: Änderungen an Nutzerrollen sowie deren Berechtigungsumfang sind durch den Administrator des jeweiligen Betriebs jederzeit möglich. Terra Flow Systems übernimmt keine Verantwortung für die interne Rollenvergabe und empfiehlt, diese mit Bedacht und regelmäßig zu überprüfen.
7. WEM WIR DATEN ZUR VERFÜGUNG STELLEN
Nutzer mit der Rolle „Admin“ haben umfassenden Zugriff auf sämtliche für ihren Betrieb relevanten Daten – darunter Stammdaten, Flächen, Betriebsmittel und dokumentierte Maßnahmen – auch wenn diese Informationen nicht durch sie selbst erfasst wurden. Im Rahmen digitaler Maßnahmenaufzeichnungen kann der zurückgelegte Weg auf einer Karte dargestellt werden.
Zum Schutz der Privatsphäre wird diese Darstellung (soweit technisch möglich) auf die tatsächliche Feldarbeit begrenzt. In der Lizenz Terra Flow Systems Pflanzenschutz kann diese Funktion technisch bedingt eingeschränkt sein.
Weitere Nutzer am Betrieb:
Standardmäßig können Nutzer lediglich ihre eigenen personenbezogenen Daten einsehen und bearbeiten. Alle erweiterten Rechte und Sichtbarkeiten innerhalb des Betriebs werden durch den/die Betriebsleiter oder die Admin-Rolle individuell vergeben und verwaltet.
Verwendung und Weitergabe von Daten:
Die Verarbeitung, Nutzung und allfällige Weitergabe von Daten richtet sich nach den geltenden Datenschutzbestimmungen sowie den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB). Bitte beachten Sie, dass bestimmte Datenverarbeitungen im Rahmen der angebotenen Services erforderlich sind.
Drittstaaten:
Es erfolgt keine Übermittlung von personenbezogenen Daten in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), soweit dies nicht ausdrücklich in den AGB geregelt ist. Davon ausgenommen sind die in den Abschnitten 4 und 5 beschriebenen Übermittlungen im Rahmen des Mailversands und der Zahlungsabwicklung.
8. WIE WIR IHRE DATEN SCHÜTZEN
Sicherheit: Die Datenübertragung zwischen Ihren Geräten (PC, Notebook, Smartphone, usw.) und dem System Terra Flow Systems erfolgt verschlüsselt (SSL-Verschlüsselung). Das Terra Flow Systems Berechtigungsmanagement steuert welche Daten vom Anwender gesehen oder verändert werden können. Wir ergreifen alle vernünftigerweise gebotene Maßnahmen um sicherzustellen, dass unberechtigte Dritte nicht auf gespeicherte Daten zugreifen können.
Verfügbarkeit: Terra Flow Systems stellt sicher, dass Ihre Daten auch im Notfall nicht verloren gehen (z.B. Brand, Hardwareschaden). Um dies sicherzustellen, arbeiten wir mit professionellen Hardware-Dienstleistern in Europa zusammen. Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten so lange, wie dies zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten aus dem Softwarevertrag sowie zur vereinbarungsgemäßen Betreuung erforderlich ist. Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses – insbesondere im Falle einer Kündigung oder Nichtverlängerung des Vertrags – und der damit verbundenen Löschung des Benutzerkontos, löschen wir auch sämtliche damit verbundenen personenbezogenen Daten. Bitte beachten Sie: (a) Zwischen dem Löschen von unseren Servern und dem aus unserem Sicherungsspeicher kann etwas Zeit vergehen, und (b) eventuell bewahren wir diese Informationen auf, um unseren rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen oder Verträge durchsetzen zu können.
9. VERWEISE (HYPERLINKS) AUF EXTERNE WEBSEITEN
Auf Terra Flow Systems-Webseiten und in Terra Flow Systems können Verweise (Hyperlinks) auf externe Webseiten Dritter enthalten sein. Folgen Sie diesen, so verlassen Sie den Einflussbereich von Terra Flow Systems. Terra Flow Systems übernimmt für Services und Leistungen Dritter weder technische noch inhaltliche Verantwortung.
10. ZUSTIMMUNG DER NUTZER
Durch die Nutzung von Terra Flow Systems stimmt der Nutzer den allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) zu. Die Zustimmung wird im Rahmen der Registrierung explizit abgefragt. Der Nutzer ist dazu angehalten die AGB hinsichtlich Nutzungsbedingungen, Disclaimer, Haftungsbeschränkungen, etc. zu besuchen (www.tfs.co.at/agb).
11. IHRE RECHTE
Als betroffene Person stehen Ihnen gegenüber Terra Flow Systems die folgenden Rechte zu:
Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten, und eine Kopie dieser Daten erhalten.
Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sind Ihre Daten unrichtig oder unvollständig, können Sie deren Berichtigung oder Vervollständigung verlangen.
Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Wie Sie dieses Recht ausüben, beschreibt Abschnitt 12.
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken, etwa solange geprüft wird, ob die Daten richtig sind.
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können die Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder deren Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen verlangen, soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und automatisiert erfolgt.
Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses verarbeiten – etwa die in Abschnitt 3 beschriebenen Zugriffsprotokolle –, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine Nachricht an support@tfs.co.at. Für das Recht auf Löschung gelten zusätzlich die in Abschnitt 12 beschriebenen Anforderungen.
Beschwerderecht: Unabhängig davon haben Sie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist in Österreich die Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, Telefon +43 1 52 152-0, E-Mail dsb@dsb.gv.at, www.dsb.gv.at.
12. ACCOUNT LÖSCHEN
Das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) üben Sie wie folgt aus: Erforderlich ist ein vollständig ausgefüllter Antrag auf Löschung gemäß den Vorgaben von Art. 17 DSGVO. Das entsprechende Formular stellen wir Ihnen auf Anfrage unter support@tfs.co.at zur Verfügung. Unvollständige oder formlos gestellte Anträge können aus rechtlichen Gründen nicht berücksichtigt werden.
13. ÄNDERUNGEN DER DATENSCHUTZHINWEISE
Als registrierter Anwender werden Sie über Änderungen der Datenschutzhinweise informiert. Weiters werden Änderungen auf der Webseite von Terra Flow Systems (tfs.co.at) veröffentlicht. Diese Datenschutzhinweise wurden zuletzt am 11.08.2026 aktualisiert.